De AVG, wat is dat?
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. De AVG ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens. Het maakt niet uit of hoe je de persoonsgegevens hebt vastgelegd, dit kan digitaal (administratief systeem, Excel-bestand, etc.) of op papier zijn. Je bent verantwoordelijk dat de gegevens alleen worden gebruikt voor het online onderzoek.
Wat zijn persoonsgegevens?
De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een ‘geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Gegevens van overleden personen of van organisaties zijn geen persoonsgegevens. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens.
Wat zijn bijzondere persoonsgegevens en wanneer mag ik ze verwerken?
Gegevens als iemands ras, godsdienst, politieke gezindheid, seksuele leven of gezondheid worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd. Het verwerken mag alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Ook moet uit de vraagstelling duidelijk worden waarom deze bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk zijn en dat de respondent niet verplicht is om te antwoorden. Onderstaand een voorbeeld hoe die vraagstelling er voor ‘land van
herkomst’ uit kan zien:
Voorbeeld:
De volgende vragen gaan over het geboorteland van u en uw ouders. Deze worden gebruikt om uw land van herkomst te bepalen. U bent niet verplicht te antwoorden. Door te antwoorden geeft u uitdrukkelijk toestemming om deze gegevens in ons onderzoek op te nemen. Uiteraard worden uw antwoorden anoniem behandeld.
Hoe lang mag ik persoonsgegevens van respondenten bewaren?
In de AVG staat dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig. Dit betekent dat je deze data moet verwijderen wanneer je deze niet meer nodig hebt voor je onderzoek. Het is wel toegestaan om persoonsgegevens langer te bewaren als je deze gebruikt voor statistische doeleinden, zoals bijvoorbeeld voor benchmarking, op voorwaarde dat je de nodige maatregelen neemt om deze gegevens veilig te bewaren. Wij raden je aan om na verloop van tijd persoonsgegevens te anonimiseren.
Hoe informeer ik mijn respondenten?
In onze app is het mogelijk om een privacy statement toe te voegen aan je online enquête. Geef in het privacy statement onder andere aan welke gegevens verzameld worden, wie de gegevens verwerkt, hoelang ze bewaard blijven, met welk doel, enz. Je kunt ook expliciet om toestemming vragen door een vraag toe te voegen aan je vragenlijst.
Wat houdt het recht op vergetelheid in?
Respondenten hebben recht op ínzien’, ‘rectificatie’ en ‘gegevenswissing’. Ze moeten hun persoonsgegevens kunnen inzien, aanpassen, aanvullen of verwijderen. Informeer de respondenten over de te volgen procedure. Je kunt dit bijvoorbeeld opnemen in de uitnodigings-e-mail of in het privacy statement.