Een brown paper sessie is een bijeenkomst van bijvoorbeeld collega’s die in hetzelfde proces of op dezelfde afdeling werken. De sessie is bedoeld om inzicht te krijgen in processen, de eventuele problemen die er spelen en de omvang van het werk ‘tastbaar’ te maken.
De bijeenkomst wordt georganiseerd door iemand die de leiding heeft over de sessie, maar die (juist) niet degene is die het meeste weet over de inhoud van het werk of de processen. Het lijkt misschien vreemd, maar juist iemand die minder weet is in staat om de vragen te stellen die ertoe doen. Met een frisse blik en onbevangen vragen stellen levert vaak het meeste inzicht op, in tegenstelling tot het doen van aannames in het kader van “dat weet iedereen toch al”.
Waarom een brown paper sessie?
Het gebruik van bruin papier komt overigens voort uit praktische overwegingen. Het is heel goedkoop, eenvoudig op een grote rol te bestellen en de felgekleurde post-it’s die je gebruikt steken lekker af.
In de praktijk worden brown paper sessies vaak gebruikt om processen in kaart te brengen waar zich op dat moment problemen voordoen. Bijvoorbeeld omdat wachttijden lang zijn, er vaak minder goede kwaliteit wordt geleverd, de uitkomsten van het proces niet voorspelbaar zijn, veel fouten worden gemaakt of gewoon helemaal niet duidelijk is wie nu juist wel of niet betrokken zijn.